A INOVAÇÃO TECNOLÓGICA

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um software de automação de força de vendas. Também foi financiado computadores para todos os representantes para que pudessem utilizar este software. A partir deste momento, com a troca de vários processos manuais por automáticos, passamos a ganhar tempo e baixar custos. Vejamos algumas das vantagens que obtemos:

- Custo com bobinas para fax – A partir do momento que os representantes começaram a passar todos os seus pedidos pelo software através da Internet, despencou o nosso custo com bobinas. Obs.: Possuímos 80 representantes e recebemos mais de 2.000 pedidos por mês.

- Custo com telefone – Antes, como os pedidos eram feitos a mão e enviados via fax, muitos chegavam ilegíveis e outros com letras indecifráveis. Isso nos obrigava a fazer um contato telefônico com o representante para corrigir estes pedidos. Agora, quem digita os pedidos são os próprios representantes, o que eliminou este trabalho.

- Conferência e codificação de Pedidos – Cada pedido que chegava na administração de vendas, tinha que ser conferido para ver se o representante tinha vendido dentro da política comercial da Empresa. Após a conferência, eram colocados alguns códigos (ex.: tipo de operação fiscal, tipo de venda, CIF ou FOB) para facilitar a digitação dos pedidos. Hoje, enquanto o representante está digitando o pedido, o software já está verificando se o mesmo está respeitando a política. Também já codifica o pedido automaticamente para que ele possa ser exportado para o sistema corporativo. O antigo trabalho manual e lento foi substituído por um processo automático e muito mais rápido.

- Controle de vendas – Nosso software possui mais de 30 ferramentas de consultas e análises que permitem controlar minuciosamente o andamento das vendas durante todo o mês. Essas ferramentas substituiriam uma série de planilhas que eram alimentas manualmente todos os dias pelos mesmos funcionários que liberavam pedidos. O resultado disso é que os mesmos passaram a ter mais tempo para liberar pedidos.

- CONFIDÊNCIAL – Nossa Empresa possui uma estratégia de vendas onde sua política comercial é extremamente complexa. Esse controle também era feito totalmente manual, e a sua complexibilidade o tornava muito lento. A única informação que posso abrir é que conseguimos automatizar este processo reduzindo esta conferência que levava minutos para poucos segundos, o que nos deu muitas vantagens.

Já a nossa posição geográfica, a qual consideramos ser o segundo fator que aumentava nosso prazo de atendimento de pedidos, também recebeu uma atenção especial.

Nossa fábrica é no Rio Grande do Sul, isso fazia com que todos os nossos concorrentes do centro do pais tivessem uma vantagem no tempo de entrega de mercadorias. Enquanto um concorrente instalado em SP conseguia entregar suas mercadoria nesta região em 24 horas, nós levávamos 72 horas, o triplo do tempo.

O perfil de nossos clientes no mercado atual é trabalhar com estoques reduzidos, isso fez com que os grande pedidos mensais de anos anteriores fossem substituídos por 3 ou 4 pedidos menores no decorrer do mês. Para consegui aumentar o faturamento, além da estratégia comercial é preciso ganhar tempo na entrega das mercadorias. Quanto antes você entregar os produtos, mais cedo eles vão para as prateleiras, mais cedo serão vendidos, mais cedo o cliente emitirá um novo pedido, essa é a lei.

Pensando nisso, a Empresa decidiu investir em CD (Central de Distribuição). Este investimento teve início no ano de 1997 e hoje possuímos 3 CD’s (RS, SP e NE). Todos eles estão ligados on-line a matriz via linha dedicada da Embratel utilizando sistemas que já estão no mercado a muitos anos. Como podemos ver, não foram utilizado sistemas de última geração para colocar os CD’s em funcionamento, mas estas alterações foram suficientes para trazer a Empresa tecnologias as quais não tínhamos contato e que permitiram lutar lado a lado com nossos concorrentes, permitindo entregar as mercadorias na região sudeste no mesmo prazo, além de termos uma vantagem no nordeste, onde os mesmos não possuem CD.

Estes dois investimentos (automação e CD’s) fizeram com que a Empresa alcançasse os objetivos traçados. Nos últimos 5 anos nosso prazo de entrega diminuiu em média 10,8% ao ano. Hoje, as metas já são outras, o que faz com que continuemos buscando novas alternativas para reduzir cada vez mais estes número.