Os Objectivos da elaboração da acta

Introdução

A acta é um certificação ou testemunho escrito em que se apresenta o que aconteceu, o que foi tratado ou abordado numa reunião, escolha de uma pessoa para uma posição que pode ser pública ou privada, reunião do conselho de um empresa ou organização, etc.

A acta é um relato oficial de desições tomadas em assembleias, reuniões ou conselhos. O documento é elaborado pelo secretário que, no decorrer da reunião, vai tomando apontamentos com vista a elaboração de um texto prévio. Este texto, depois de aprovado pela assembleia geral, no final da reunião é que corresponde a acta propriamente dita.

Objectivos da elaboração da acta

A acta é muito útil pois permite que os assuntos de reuniões passadas sejam lembrados com agelidade, evitando a perda de tempo em próximas reuniões e agelizando muitas vezes o processo de melhorias, modificações. A principal vantagem da acta é que ela torna publica e consciente todas as decisões.

A acta deve:

-Receber o número que lhe calhar, nas sequência numerada das actas, já constante no respectivo livro.;

-Começar, depois, com a indicção do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a sessão;

-Mencionar o tipo da mesma: se é ordinário, estraordinário, se realizada em primeira convocatória;

-Iniciar o nome dos presentes e/ou ausentes; tratando-se de grandes assembleias é vulgar existir um ou mais livro de presença;

-Incluir a ordem de trabalho na íntegra;

-Mencionara leitura, a votação e aprovação da acta da sessão anterior, caso exista para aprovação;

-Resistar as comunicações feitas pelo presidente da mesa;

-Conter o nome das pessoas que se escreveram no peródo de “antes da ordem de trabalho”e os assuntos e referiram, tal como os esclarecimentos ou explicações que receberam;

-Reter o nome das pessoas que falaram sobre os pontos da ordem de trabalho, o resumo das suas considarações e documentos por eles apresentados;

-incluir os resultados de qualquer votação que tenha tido lugar assim como número de votos e contra, e as declarações ou justificações de votos realizados;

-Indicar a hora a que os trabalhos foram encerrados;

-Resistar se acta foi lida ou não no final da sesssão a sua dicusão com o resultado da mesma;

-Deve por fim ser assinada pelo presidente e pelo secretário.

Estrutura da acta

A acta é constituído pelas seguintes partes:

• Cabeçalho: que compreende a origem e o título do trabalho;
• Corpo: que compreende uma fórmula fixa para iniciar, composta pelos seguintes indicadores: número de ordem da acta, hora, dia, mês, ano e o local da realização da reunião bem como a agenda do trabalho.

A acta deve ser escrita numa linguagem clara e objectiva. Escrever por extenso todos os números, não se apaga, não se rasura, nem se risca o erro, escreve-se a palavra “digo” seguida da forma correta. Na acta não deve conter siglas ou abreviaturas e não deve existir espaços em branco. Todos espaços vazios ou em branco devem ser riscados.

Eis, a seguir, um exemplo de modelo de acta:

Acta nº_______________

Aos _______________ dias do mês de____________, de ______________