GESTÃO DAS INFORMAÇÕES

...

Tem como objetivo analisar os principais processos da empresa, que segundo o site Meusucesso.com afirma que existem quatro divisões essências dentro dos processos das organizações, são eles: os principais ou chave, os de apoio, de relacionamento com o cliente e de gestão de finanças. A razão de controlar os processos é identificar problemas, falhas, priorizar os processos mais urgentes e serve como uma base para os gestores identificarem soluções inovadoras para seu negócio.

---------------------------------------------------------------

- APLICAÇÃO

Os processos são um conjunto de atividades realizadas por uma ou mais pessoas que visão alcançar um objetivo comum. Para aplicar uma ferramenta de Mapeamento de Processos, deve-se seguir uma linha de raciocínio, como segue:

- Identificação do processo: separe os processos que necessitam melhoria e priorize.

- Mapeamento dos processos: entenda e mapeie o processo, entendendo quem faz parte dele, quais os passos tomados, informações compartilhadas e o objetivo.

- Modelagem dos processos: no passo anterior, com certeza foram identificados gargalos e pontos de melhoria. Os melhore e remova tarefas desnecessárias e modele o processo como ele deveria acontecer.

- Execução dos processos; execute o processo da nova maneira, com todos a bordo e informados.

- Otimização dos processos: no processo de execução, com o processo em ação, com certeza foram identificados novos pontos de melhoria e coisas que funcionam ou não. Melhore novamente e implemente!

- Automatização dos processos: agora, com tudo funcionando normalmente e da maneira esperada, automatize o processo por toda a empresa

---------------------------------------------------------------

- EXEMPLO

Um exemplo de uma ferramenta muito utilizada pelas empresas através do Mapeamento de Processos é o Six Sigma, que é um conjunto de práticas desenvolvidas para maximizar o desempenho dos processos dentro da empresa, eliminando seus defeitos e a não conformidade de acordo com as especificações de fábrica. Esta ferramenta foi desenvolvida pela Motorola em 1987, tornando-se popular em empresas de todo o mundo devido a sua eficiência e eficácia.

O termo Seis Sigma se origina do “Sigma”, símbolo que em qualidade significa uma medida de variabilidade utilizada para indicar quanto dos dados apresentados se inserem nos requisitos dos clientes. Quanto maior for este sigma, melhores serão os produtos ou serviços produzidos. Ou sob outra ótica, menores serão os defeitos apresentados por estes produtos e serviços. O Seis Sigma segue duas metodologias principais, compostas de cinco fases cada uma. Ambas foram inspiradas no ciclo PDCA. São elas:

DMADV

Utilizada em projetos focados em criar novos desenhos de produtos, serviços e processos:

- Define goals: definição de objetivos que sejam consistentes com as demandas dos clientes e com a estratégia da empresa;

- Measure and identify: mensurar e identificar características que são críticas para a qualidade, capacidades do produto, capacidade do processo de produção e riscos;

- Analyze: analisar para desenvolver e projetar alternativas, criando um desenho de alto nível e avaliar as capacidades para selecionar o melhor projeto;

- Design details: desenhar detalhes, otimizar o projeto e planejar a verificação do desenho. Esta fase se torna uma das mais longas pelo fato de necessitar muitos testes;

- Verify the design: verificar o projeto, executar pilotos do processo, implementar o processo de produção e entregar ao proprietário do processo.

DMAIC

Utilizada em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios já existentes. Também é conhecida como DFSS (“Design For Six Sigma”):

- Define the problem: definição do problema a partir de opiniões de consumidores e objetivos do projeto;

- Measure key aspects: mensurar os principais aspectos do processo atual e coletar dados importantes;

- Analyse the data: analisar os dados para investigar relações de causa e efeito. Certificando que todos os fatores foram considerados, determinar quais são as relações. Dentro da investigação, procurar a causa principal dos defeitos;

- Improve the process: melhorar e otimizar o processo baseada na análise dos dados usando técnicas como desenho de experimentos, poka-yoke ou prova de erros, e padronizar o trabalho para criar um novo estado de processo. Executar pilotos do processo para estabelecer capacidades;

- Control: controlar o futuro estado de processo para se assegurar que quaisquer desvios do objetivo sejam corrigidos antes que se tornem em defeitos. Implementar sistemas de controle como um controle estatístico de processo ou quadro de produções, e continuamente monitorar os processos.

Six sigma é uma forma de conseguir aumentar a lucratividade das empresas, porém para que isso aconteça se faz necessário que as mesmas disponibilizem de tempo para que a toda a análise, treinamento e tempo gasto com este programa seja visto como forma de crescimento para a organização e não um desperdício de tempo.

O Lean six sigma é a forma de reter clientes, aumentar a qualidade, aumentar a satisfação dos funcionários e clientes e conseguir reduzir ao nível zero os desperdícios nos processos, portanto é uma ferramenta ótima para as organizações, nos seus mais diferentes ramos.

---------------------------------------------------------------

- PROBLEMAS

Não existem problemas efetivamente ao implantar